Handleiding archief

Het archief van het Zuid-Afrikahuis is fysiek raadpleegbaar op de studiezaal. De stukken zijn ter plekke opvraagbaar, maar ook online te reserveren via de catalogus.

Catalogus

De catalogus biedt een digitale toegang op de inventarissen van de diverse archieven bewaard in het Zuid-Afrikahuis. Elk archief heeft een eigen toegangsnummer (bijv. 001, of 102) en daarbinnen een serie inventarisnummers (bijv. 1, 2, 3).

Aanvraag

Men kan via de web-catalogus een archiefstuk aanvragen en deze vervolgens in de studiezaal van het Zuid-Afrikahuis inzien. Aanvragen kan nadat u een account heeft aangemaakt.

Account aanmaken

  • Ga in het menu naar ‘Inloggen’ en ga vervolgens naar de link ‘registreren’. Vervolgens ziet u een registratiescherm waarin u een gebruikersnaam (bijvoorbeeld uw eigen naam), een wachtwoord en een mailadres invult. Klik vervolgens op ‘registreren’ en uw registratie is verwerkt. NB onthoud u goed de gebruikersnaam, inclusief spaties e.d.!
  • Nu kunt u inloggen: ga naar ‘inloggen’ en vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in.

Zoeken & aanvragen

Als u zoekt in de catalogus, een resultaatweergave (overzicht) krijgt en een specifiek inventarisnummer wilt aanvragen:

  • Klik op het icoontje ‘aanvragen’ (rechtsonder het huisje).
  • Vul de datum in wanneer u het inventarisnummer wilt inzien en klik op aanvragen.
  • Ga naar ‘winkelwagen’ (menu): u ziet een overzicht van de door u aan te vragen stukken.
  • Klik op ‘aanvraag afronden’ (rechtsonder in het scherm en de aanvragen worden definitief verwerkt.

Beschikbaarheid aangevraagd materiaal

Archiefaanvragen minimaal 1 werkdag van tevoren indienen, dan ligt het de volgende dag voor u klaar op de studiezaal.

Restricties

Niet alle inventarisnummers in de catalogus zijn ter inzage: vanwege de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn recente archiefstukken in principe niet beschikbaar. Een vuistregel is een termijn van 60 jaar: stukken ouder dan 60 jaar zijn meestal direct ter inzage. Voor wetenschappelijk, journalistiek of persoonlijk (familie) onderzoek kan een uitzondering worden gemaakt voor stukken jonger dan 60 jaar. Hiertoe kan men een speciaal verzoek indienen bij het Zuid-Afrikahuis.

Bruiklenen

Archiefstukken uit het Zuid-Afrikahuis kunnen niet geleend worden. Een uitzondering hierop vormt lenen t.b.v. tentoonstellingen, publicaties of andere evenementen. Hiertoe kan men een speciaal verzoek indienen bij het Zuid-Afrikahuis.